CVR-Seniorentreff am 04. und 05.02.03
Thema: Serienbriefe / Seriendruck
Mit Hilfe des Seriendruck-Managers lassen sich Serienbriefe, Adressetiketten,
oder Briefumschläge relativ einfach erstellen. Der Seriendruck-Manager
hilft dabei, die Adressdaten zu organisieren, diese in ein Hauptdokument
einzufügen und anschließend die personalisierten Dokumente auszudrucken.
Öffnen des Seriendruck-Managers: Menü: > Extras > Seriendruck...
- Öffnen oder erstellen eines Hauptdokuments mit den allgemeinen
Informationen, die sich auf jedem Serienbrief, Adressetikett, Briefumschlag
oder Katalog wiederholen sollen.
- Öffnen oder erstellen einer Datenquelle mit den Daten,
die sich jeweils unterscheiden, beispielsweise Name und Adresse der Empfänger
von Serienbriefen. Die Datenquelle kann ein vorhandenes Tabellenblatt, eine
Datenbank, Textdatei oder Word-Tabelle sein, die mit Hilfe des Seriendruck-Managers
erstellt wird.
- Im Hauptdokument Seriendruckfelder einfügen. Dies sind
Platzhalter, die Microsoft Word mitteilen, wo die Daten aus der Datenquelle
eingefügt werden sollen.
- Dann verbindet man die Daten aus der Datenquelle mit dem Hauptdokument.
Jede Zeile (bzw. jeder Datensatz) in der Datenquelle ergibt jeweils einen
Serienbrief, Briefumschlag, ein Adressetikett oder Katalogelement. Man kann
die so erstellten Dokumente direkt an einen Drucker, an E-Mail-Adressen oder
Faxnummern senden. Man kann die Dokumente aber auch in einem neuen Dokument
zusammenführen, so kann man diese später noch überarbeiten
und dann ausdrucken.
Mögliche Datenquellen
Nahezu jede beliebige Datenquelle lässt sich verwenden, beispielsweise
Word-Tabellen, Kontaktlisten aus Microsoft Outlook, Excel-Arbeitsblätter,
Microsoft Access-Datenbanken oder ASCII-Textdateien. Wenn die betreffenden
Informationen noch nicht in einer Datenquelle gespeichert sind, führt
Word Schritt für Schritt durch das Erstellen einer Word-Tabelle, die
die Namen, Adressen oder andere Daten enthält.
Anpassen eines Seriendrucks
Beim Anpassen von Seriendrucken an die eigenen Bedürfnisse
kann man festlegen, welche Daten eingefügt werden sollen, eine Vorschau
für die fertigen Dokumente betrachten und die Ergebnisse überarbeiten.
Man kann sich beispielsweise nur an Kunden in bestimmten Postleitzahlbereichen
richten oder festlegen, dass Word jeweils nach dem Termin mit einem Kunden
fragt, der dann im Dokument eingefügt wird.
Beispiel:
- Öffnen oder erstellen eines Hauptdokuments mit den allgemeinen
Informationen, die sich auf jedem Serienbrief, Adressetikett, Briefumschlag
oder Katalog wiederholen sollen. Dieses ist der eigentliche Brief, also der
Inhalt den jeder Empfänger erhalten soll.
Danach öffnen des Seriendruck-Managers: Menü: - Extras - Seriendruck...
Aktives Fenster auswählen, wenn das geöffnete Dokument
das Hauptdokument sein soll.
2. Öffnen oder erstellen einer Datenquelle mit den Daten, die sich
jeweils unterscheiden, beispielsweise Name und Adresse der Empfänger
von Serienbriefen. Die Datenquelle kann ein vorhandenes Tabellenblatt, eine
Datenbank, Textdatei oder Word-Tabelle sein, die mit Hilfe des Seriendruck-Managers
erstellt wird.
Im Beispiel Datenquelle erstellen werden die benötigten Feldnamen
ausgewählt und ggf. hinzugefügt. Nicht benötigte Felder werden
entfernt.
Nach der Bestätigung mit OK öffnet sich das Dialogfeld
„Speichern unter“ und der Datenquelle muss ein Name sowie der Pfad zugewiesen
werden.
Danach erscheint das folgende Microsoft Word Auswahlfenster:
Nach der Auswahl „Datenquelle bearbeiten“ erscheint das „Datenformular“
zum Eingeben der benötigten Adressdaten und weiteren gewählten
Einträge zu den Feldnamen.
Nach dem Anlegen der Datenquelle (bzw. öffnen der Datenquelle
aus anderen Dateien) werden nun die Seriendruckfelder in das Hauptdokument
eingefügt.
Man schaltet zur besseren Orientierung die Anzeige der Absatzmarken ein.
3. Im Hauptdokument Seriendruckfelder einfügen. Dies sind Platzhalter,
die Microsoft Word mitteilen, wo die Daten aus der Datenquelle eingefügt
werden sollen.
In der Anrede ist Frau oder Herr eingegeben worden. Man benötigt aber
in der Anschrift Frau oder Herrn XY
Hierfür wird hinter Anrede ein Bedingungsfeld eingefügt,
im Beispiel Wenn... Dann... Sonst....
Die Bedingung lautet: Wenn Anrede = Herr dann „n“ sonst
Unter sonst erfolgt keine Eingabe.
Im gewähltem Beispiel sieht das Hauptdokument dann so aus:
Über die Seriendruck-Vorschau lassen sich die einzelnen Dokumente
betrachten und auch schon einzeln ausdrucken.
4. Dann verbindet man die Daten aus der Datenquelle mit dem Hauptdokument.
Jede Zeile (bzw. jeder Datensatz) in der Datenquelle ergibt jeweils einen
Serienbrief, Briefumschlag, ein Adressetikett oder Katalogelement. Man kann
die so erstellten Dokumente direkt an einen Drucker, an E-Mail-Adressen oder
Faxnummern senden. Man kann die Dokumente aber auch in einem neuen Dokument
zusammenführen, so kann man diese später noch überarbeiten
und dann ausdrucken.
Durch nochmaliges Öffnen des Seriendruck-Managers lassen
sich Abfrageoptionen zum Filtern und Sortieren einer Auswahl oder
aller Seriendrucke einstellen.
Über Ausführen im Seriendruck-Manager werden dann die Datenquellen
mit dem Hauptdokument verbunden. Des weiteren wird hier eingestellt, wie
der Druck ausgeführt wird:
· alle Dokumente in ein neues Dokument überführen und anschließend
ausdrucken oder
· sofort ausdrucken.
In der Handhabung ist mir als Datenquelle eine Tabelle – hier
Exceltabelle – wesentlich sympatischer. Ist diese einmal aufgestellt,
lässt sie sich unter 2. Datenquelle öffnen... einfügen/verbinden.
Die Seriendruckfelder werden anschließend wie unter 3. beschrieben
eingefügt. Genauso können Bedingungsfelder eingefügt werden.
Zu beachten ist: Auch in der Exceltabelle muss es eine Kopfzeile geben, damit
die Auswahlfelder klar deklariert sind.
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